Gestire cinquanta applicazioni e più di 30 protocolli; inserire migliaia di dati; inviare informazioni, talvolta in triplice copia; acquistare materiale; Trovare e assumere il servizio di pulizia, a tuttofare riparare una porta o un computer; fare il bilancio; giustificare le spese o fare resoconti su qualsiasi programma o attività. Questi sono alcuni esempi dell’infinito elenco di compiti amministrativo-contabili svolti dai dirigenti di scuole e istituti. “Noi agiamo come amministratori, manager, informatici, contabili e psicologi. Non abbiamo alcuna formazione psicologica o economica. Siamo insegnanti”, riassume Robert Velásquez, direttore dell’istituto Miquel Crusafont di Sabadell.
La direzione di questo centro riceve questo giornale per spiegare dettagliatamente l’onere burocratico che dovrà sopportare. Una delle lamentele più frequenti del management dopo la pandemia e una delle principali proposte incluse dal comitato di esperti nel suo rapporto presentato a marzo. Il nuovo Dipartimento dell’Istruzione, guidato da Esther Niubó, ha raccolto la sfida e a settembre ha annunciato un piano di sburocratizzazione dei centri, che consiste nel ridurre il numero delle domande e concentrarle in un unico portale, oltre a ridurre il volume dei dati da inviare essere inviati al Dipartimento, oltre a fornire loro supporto in compiti quali l’assunzione del personale o la gestione finanziaria. L’istruzione assicura che è in corso una verifica per sapere quali informazioni richieste ai centri siano davvero essenziali e quali invece siano duplicate. Il 23 gennaio verrà creata una commissione all’interno del consiglio di amministrazione per decidere come applicare il piano, che dovrebbe trovare applicazione l’anno prossimo.
Una delle principali fonti di reclamo è il numero infinito di richieste per procedure diverse. Tra questi, uno dei più importanti è Esfera, che concentra i dati degli studenti e viene utilizzato sia per la gestione accademica che economica. Da un lato, da questo istituto non capiscono perché il Dipartimento chieda “i dati annuali su quanti docenti ci sono nel centro o il numero degli studenti approvati, quando quel dato è già nella Sfera e possono estrarlo da lì.” Ma gestire queste informazioni non è facile, perché gli insegnanti non lo trovano un programma pratico. “Non puoi esportare i dati in Excel per poterci lavorare, crea solo un PDF, quindi poi devi contare tutto a mano”, si lamenta Velàsquez.
Ma il programma causa anche molti problemi tecnici e “smette di funzionare a causa di interventi di manutenzione nel bel mezzo del periodo di valutazione”, si lamenta la direzione. Un altro aspetto che preoccupa e dà più fastidio è che a volte sembra avere vita propria: “Ti cambia i voti o fa verifiche sbagliate. Normalmente cambia quelli falliti in approvati, e tu entri per modificarlo e niente, vedi che l’ha cambiato di nuovo.
Una delle procedure che questo istituto considera molto migliorabile è quella dell’assistenza agli insegnanti: «Le dimissioni vengono comunicate dall’ambulatorio al Dipartimento, ma l’istituto non si informa se il docente non avvisa. E quando vediamo che manca un insegnante, allora chiediamo un sostituto. La cosa più agile sarebbe che il dipartimento attivasse automaticamente la sostituzione», dice il direttore. Macchinoso anche il programma di congedo degli insegnanti: «Ogni giorno devo andare a vedere se qualche insegnante è in congedo, la cosa migliore sarebbe che il programma ti avvisi quando ce n’è uno», aggiunge.
Anche il controllo della presenza degli studenti non è molto migliore. Non esiste un’unica applicazione qui e ogni centro sceglie la propria, quindi ogni trimestre deve inviare i dati sull’assenteismo, mentre sarebbe più agile se il dipartimento centralizzasse queste informazioni. Il problema, sottolineano dal centro, è che i Servizi Territoriali sono a corto di personale e non hanno recuperato dai tagli causati dalla crisi.
Anche la cessione dei voucher scolastici ha comportato più pratiche burocratiche del previsto. “Bisogna spendere fino all’ultimo centesimo e in breve tempo. E ogni settimana ricevi un promemoria con il saldo che ti resta da spendere», spiega il direttore. E aggiunge che qualcosa di simile accade con gli aiuti agli studenti vulnerabili, cosiddetti zaini economico: “Devi cercare il materiale più conveniente, comprarlo e giustificare fino all’ultimo centesimo.”
Programmi come PMOE o PROA – che dispongono di centri con gli studenti più vulnerabili per promuovere le pari opportunità – sono quelli che generano la maggior parte delle pratiche burocratiche. “Ti chiedono di fare un questionario di cinque pagine per ogni studente e quando lo hai già fatto poi ti dicono che non era necessario. Non hai nessuno di riferimento nel Dipartimento, allontanano le persone e non ti avvisano nemmeno», dice Pat Bardés, responsabile degli studi del centro.
Anche la manutenzione del computer genera molto lavoro, sia dalle pratiche burocratiche per chiedere di riparare uno dei dispositivi – “che possono richiedere da una settimana a tre mesi” – alla generazione continua di nuove password per studenti e insegnanti. Da questo istituto lamentano che il servizio di manutenzione informatica è stato potenziato utilizzando studenti neolaureati della formazione professionale. “Non sono efficienti.”
Oltre ai compiti amministrativi, trattandosi di un istituto, sono anche responsabili dell’assunzione di servizi come la pulizia o la manutenzione (nel caso delle scuole primarie, ciò corrisponde ai comuni). «Se si rompe una serratura o c’è un’infestazione dobbiamo trovare qualcuno noi e non abbiamo un elenco di professionisti. Oppure, se devi adattare il centro a uno studente su sedia a rotelle, devi anche stare attento. Ci trattano come se fossimo un’azienda, ma qui siamo maestri. Quello che voglio è frequentare le lezioni”, si rammarica Velàsquez.
Tutto questo, e molto altro ancora, fa sì che i team di gestione accumulino ore e ore aggiuntive. “Dedichiamo fino al 60 o 70% del nostro tempo alle pratiche burocratiche, e molte volte al di fuori della scuola, perché ci vuole calma per fare a seconda delle procedure che stai facendo e qui ci sono continue distrazioni”, dice Bardés. “Ci dedichiamo a svolgere pratiche burocratiche che non servono a nulla e non ci danno alcun contributo”, lamenta Carmen Martín, coordinatrice pedagogica dell’istituto. “Quando ti lamenti ti dicono che ci vorranno solo due minuti per fare qualcosa. Se a questo aggiungi 5 per un altro compito, 10 per un altro o mezz’ora per riparare i computer, alla fine un giorno puoi passare cinque ore a fare cose stupide. È un disprezzo continuo per il nostro tempo”, conclude Velásquez.
Protocolli discutibili
Una delle lamentele più comuni da parte della direzione è anche il lungo elenco di protocolli di cui dispongono. “Abbiamo più di 30 protocolli che non danno linee guida chiare e con nomi impronunciabili. Ci sono cose così assurde che ti fanno attivare il protocollo se lo studente è triste, quando gli adolescenti sono tristi a giorni alterni. Oppure ti chiedono di parlare con la famiglia in caso di violenza domestica», sottolinea Velàsquez. Il direttore sottolinea come “assurde” anche alcune indicazioni del protocollo per gli episodi di calore: “Dicono di dare agli alunni un bicchiere d’acqua ogni 15 minuti. Abbiamo fatto i calcoli e abbiamo ottenuto 3.000 litri d’acqua al giorno”.